Volvo Penta har startat ett helt ny distributionssystem av reservdelar i Ryssland. Systemet är strategiskt viktigt på en växande marknad där Volvo Pentas motorförsäljning ökar kraftigt.
Det nya distributionssystemet är ett samarbete mellan flera affärsenheter i Volvokoncernen: Volvo Construction Equipment, Volvo Lastvagnar, Volvo Bussar och Volvo Penta.
Systemet omfattar allt från nytt regionalt lager och ny distribution till IT-system anpassade för den ryska marknaden och dess krav.
Utmaningarna var många.
Från veckor till dagar–Tidigare fick Volvo Pentas återförsäljare i Ryssland lagerhålla reservdelar lokalt. Leveranserna av nya reservdelsorder från C1 Gent kunde ta flera veckor. Nu beställer återförsäljarna direkt till ett regionalt lager i Moskva som levererar inom 1 till 2 dagar till den västra delen av Ryssland, säger Hans Sagvall, ansvarig för global reservdelslogistik inom Volvo Penta.
Volvo Pentas centrallager i Gent levererar s.k. refillorder två gånger i veckan till Moskva. Vid stor orderingång och då lagersaldot närmar sig noll så görs s.k. expressrefill för särskilt brådskande leveranser.
Till att börja med omfattar lagerhållningen drygt 2 000 artiklar. Men ett egenutvecklat lagerstyrningssystem analyserar varje vecka försäljningen som styr vilka artiklar och antal som ska lagerhållas. I slutet av 2007 beräknas det lokala lagret omfatta mer än 3 000 artikelnummer, eftersom affärsvolymerna utvecklas positivt, fortsätter Hans.
Ett projekt kantat av utmaningarProjektet har varit en utmaning på flera plan. Regionala lagar, fastighetskontrakt, byråkrati, tull- och fraktsystem har satt Volvos organisation på hårda prov.
Anpassningarna har varit många och svåra. Den ryska redovisningslagen skiljer sig väsentligt från övriga världens. För att klara redovisning utan avrundningsfel räknas alla kostnader och fakturerade volymer med upp till 15 decimaler (en rubel är värd ungefär 30 öre). Krediteringar är heller inte tillåtna. Alla produkter ner till minsta oljefilter måste kunna spåras med unika införtullningsnummer. Och alla IT-system och dokument måste fungera med kyrilliska alfabetet, berättar Lennart Strand från Volvo Parts IT som ansvarat för lokala systemanpassningar.
Välkommen dygnet runt i tio tidszoner
Nästa steg i utvecklingen blir en lokal installation av VPPN (Volvo Penta Partner Network) som är en webbportal för Volvo Pentas återförsäljare som kommer att kunna registrera order och göra förfrågningar via nätet, 24 timmar om dygnet. En viktig service i ett land som omfattar tio tidszoner.